Thời điểm này ở Ireland đang là những ngày chuẩn bị cho năm học mới, nên công việc của mình đã bắt đầu bận rộn hơn. Việc sắp xếp thời gian cho nhiều công việc một lúc trở nên thử thách hơn trước rất nhiều. Tình cờ đợt này mình cũng nhận được nhiều câu hỏi của các bạn về việc quản lý thời gian, nên mình muốn dành bài viết này để chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm của mình trong việc quản lý thời gian.
Đối với mình, quản lý thời gian không chỉ nằm ở phương pháp hay công cụ, mà còn phụ thuộc vào TƯ DUY và ĐẶC ĐIỂM RIÊNG CỦA MỖI NGƯỜI về phong cách học tập/làm việc, hoàn cảnh, hoặc tính chất công việc.
Đồng thời, bản thân mình cũng liên tục học hỏi và điều chỉnh cách quản lý thời gian để thích ứng với sự thay đổi của công việc. Có những phương pháp hiện tại mình đang sử dụng rất hiệu quả, nhưng nếu trong tương lai không còn phù hợp nữa thì mình sẽ thay đổi. Bởi vậy, các bạn cũng xem những kinh nghiệm của mình ở góc độ tham khảo, từ đó chiêm nghiệm lại và đúc kết một hệ thống quản lý thời gian phù hợp với riêng bạn nhé.
Trong bài viết này, mình chia sẻ 𝟓 𝐤𝐢𝐧𝐡 𝐧𝐠𝐡𝐢𝐞̣̂𝐦 𝐯𝐞̂̀ 𝐪𝐮𝐚̉𝐧 𝐥𝐲́ 𝐭𝐡𝐨̛̀𝐢 𝐠𝐢𝐚𝐧 mình đúc kết được sau hơn 10 năm đi học, đi làm, và quản lý nhiều dự án khác nhau:
1. Hiểu bản thân – Bước đầu tiên để xây dựng hệ thống quản lý thời gian hiệu quả.
Có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian khác nhau, nhưng không phải phương pháp nào cũng hiệu quả với tất cả mọi người. Bởi lẽ mỗi cá nhân có những đặc điểm riêng về phong cách làm việc, đặc thù công việc, hay hoàn cảnh sống v.v…, và hiểu được những đặc điểm riêng này có ý nghĩa tiên quyết để bạn tìm ra được chiến thuật, phương pháp, và công cụ quản lý thời gian hiệu quả cho riêng bạn. Bản thân mình đã thử qua gần như mọi phương pháp quản lý thời gian được chia sẻ từ các nguồn online và offline, nhưng cuối cùng cũng chỉ sử dụng một vài phương pháp phù hợp nhất, thậm chí tự biến tấu các phương pháp có sẵn để phù hợp với phong cách làm việc và đặc thù công việc của bản thân.
Vậy, cần hiểu những điều gì về bản thân để quản lý thời gian tốt hơn? Dưới đây là một số đặc điểm các bạn có thể cân nhắc:
Sự phân bổ năng lượng (Energy pattern) của cơ thể trong ngày và trong tuần
Bạn thử để ý xem, trong một ngày, thời điểm nào đầu óc bạn minh mẫn nhất, thời điểm nào bạn cảm thấy ngập tràn năng lượng để làm việc nhất, thời điểm nào bạn chỉ muốn nghỉ ngơi?
Tương tự, trong một tuần, bạn cảm thấy mình có khí thế làm việc nhất vào những ngày nào?
Hiểu được sự phân bổ về năng lượng của bản thân sẽ giúp bạn sắp xếp loại công việc phù hợp vào từng thời điểm để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Ví dụ: Mình có thể làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, cuối giờ chiều, và khoảng 2 giờ vào buổi tối trước khi đi ngủ, nên mình sẽ phân bổ các công việc quan trọng nhất, cần tư duy cao độ vào các khung giờ đó. Còn những lúc bản thân cảm thấy không có hứng làm việc, mình sẽ dành cho các hoạt động không đòi hỏi nhiều về mặt tư duy như tập thể dục, nấu ăn, hay giải trí.
Không gian làm việc
Bạn làm việc hiệu quả nhất ở địa điểm nào (nhà, văn phòng, quán Café, hay ở đâu cũng được)?
Phong cách làm việc
- Bạn làm việc hiệu quả nhất dưới áp lực trước deadline, hay khi dàn trải công việc từng ngày?
- Bạn thích làm nhiều việc một lúc, hay thích làm lần lượt từng việc?
- Bạn có thể tập trung cao độ trong bao lâu? v.v..
Và còn rất nhiều đặc điểm khác nữa mà chính các bạn sẽ là người tự khám phá, bằng việc tự quan sát và chiêm nghiệm cách làm việc/học tập của bản thân. Khi hiểu rõ những đặc điểm riêng có của mình, các bạn sẽ nhận biết được các chiến thuật, phương pháp, và công cụ quản lý thời gian phù hợp với bạn.
2. Lên kế hoạch công việc
Lên kế hoạch công việc bao gồm lên danh sách các đầu việc cần làm và phân bổ thời gian cho từng đầu việc. Một số phương pháp mình đang sử dụng cho việc lên kế hoạch công việc bao gồm:
Multi-level planning
Thường mình sẽ lên kế hoạch vào đầu năm, rằng năm nay mình cần làm những việc gì ở các phương diện: học tập, công việc, hoạt động ngoại khoá, phát triển bản thân, sức khoẻ, tài chính v.v… Sau khi có các mục tiêu lớn, mình sẽ chia nhỏ về kế hoạch từng quý, từng tháng, tuần và ngày. Việc lên kế hoạch này giúp mình xác định được:
- (1) đâu là các công việc quan trọng, có giá trị đối với bản thân, để từ đó
- (2) phân bổ quỹ thời gian phù hợp với từng hoạt động và
- (3) tránh bỏ sót công việc.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc dựa trên hai tiêu chí
(1) Mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp:
Các công việc quan trọng và khẩn cấp sẽ được ưu tiên làm trước; công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp sẽ được sắp xếp làm sau. Cách sắp xếp này dựa trên Ma trận Eisenhower, một công cụ phân loại công việc dựa trên 2 tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp. Đối với mình, đây là một công cụ rất hiệu quả giúp mình xác định được thứ tự ưu tiên của công việc để đầu tư thời gian.
(2) Mức độ tư duy
Trong danh sách các công việc cần làm, mình phân loại thành hai nhóm: 𝒅𝒆𝒆𝒑 𝒘𝒐𝒓𝒌 và 𝒔𝒉𝒂𝒍𝒍𝒐𝒘 𝒘𝒐𝒓𝒌*1. Mỗi nhóm có mức độ đòi hỏi về tư duy và thời gian thực hiện khác nhau, và mình sẽ có phân bổ mức độ ưu tiên tương ứng với chúng. Cụ thể:
𝐃𝐞𝐞𝐩 𝐰𝐨𝐫𝐤 là những công việc đòi hỏi 𝐭𝐮̛ 𝐝𝐮𝐲 𝐜𝐚𝐨 đ𝐨̣̂, cần được thực hiện trong trạng thái tập trung tuyệt đối. Ví dụ (trong trường hợp của mình): làm bài tập, viết bài luận, hoặc viết hồ sơ xin học bổng.
𝐒𝐡𝐚𝐥𝐥𝐨𝐰 𝐰𝐨𝐫𝐤 là những công việc không yêu cầu cao về mặt tư duy, hoặc đã trở thành kỹ năng thành thục. Ví dụ (trong trường hợp của mình): trả lời emails thường ngày, hoặc chỉnh sửa slide.
Các công việc đòi hỏi tư duy cao độ (ví dụ: việc nghiên cứu, học bài, viết blog…) sẽ được sắp xếp vào các khoảng thời gian đầu óc minh mẫn, ngập tràn năng lượng, cũng như phân bổ một lượng thời gian dài hơn các công việc không đòi hỏi cao về mặt tư duy (ví dụ: trả lời email, tin nhắn, chạy việc vặt…).
3. Rèn luyện sự kỷ luật và khả năng tập trung khi làm việc
Sau khi có kế hoạch công việc rồi, thì việc cần làm là có được sự KỶ LUẬT và TẬP TRUNG để hoàn thành kế hoạch đã đề ra. Kinh nghiệm của mình là sau khi nhìn kế hoạch công việc thì bắt tay vào làm việc luôn, không nghĩ ngợi gì nhiều, chỉ cần qua được 10-15 phút đầu tiên là có thể đi vào trạng thái tập trung. Mình cũng có làm một video về cách nâng cao sự tập trung có tên “6 bí quyết học tập, làm việc tập trung”. Các bạn có thể tham khảo nha!
Nhưng thú thật, có những lúc cho dù cố gắng đến mấy mình vẫn gặp phải trạng thái trì hoãn, chán nản công việc. Lúc đó mình thường sử dụng công cụ Pomodoro2, hoặc nghe nhạc kích thích tập trung để thúc đẩy bản thân vào trạng thái làm việc.
4. Tối ưu hoá hiệu suất
Bên cạnh việc lên kế hoạch và rèn luyện kỷ luật để hoàn thành kế hoạch đã đề ra, mình luôn tìm cách tối ưu hiệu suất công việc đạt được hiệu quả công việc cao nhất trong thời gian ngắn nhất. Sau khi một công việc kết thúc, mình cũng dành thời gian để ngẫm nghĩ và tìm ra một quy trình/uy tắc xử lý nó sao cho hiệu quả hơn trong dài hạn.
Nhờ việc tối ưu hoá hiệu suất, mình có thể rút ngắn thời gian cho một số công việc, từ đó có thêm thời gian cho các công việc khác.
Ví dụ:
- Học tập: Tìm các phương pháp giúp mình học nhanh, nhớ lâu kiến thức.
- Các công việc có tính lặp đi lặp lại: Xem có máy móc, công cụ nào có thể hỗ trợ việc này không. Ví dụ, thay vì ngồi format từng dòng trong một bài luận rên Word, học cách sử dụng chức năng format tự động trong Word.
- Làm Slide: Trước đây, mình thường mất ít nhất 4 tiếng cho việc thiết kế một slide cho bài nói 10 phút. Bây giờ, mình có thể chỉ cần dành 2 tiếng cho nó, bằng việc tận dụng các template hoặc tiện ích hỗ trợ.
Những ví dụ nêu trên chỉ là minh hoạ. Điểm mấu chốt mình muốn chia sẻ ở đây đó là: trước khi làm bất cứ một việc gì, các bạn có thể dừng lại nghĩ một chút làm sao để làm nó một cách hiệu quả nhất, và sau khi kết thúc công việc, thử nghĩ xem làm sao để xử lý nó tốt hơn trong tương lai.
5. Chấp nhận và thích ứng với sự không hoàn hảo
Thực tế cuộc sống đã cho thấy, không phải bao giờ chúng ta cũng sẽ có một ngày hoàn hảo, làm được tất cả mọi việc theo đúng kế hoạch. Sẽ có những công việc kéo dài hơn dự tính. Sẽ có những sự cố bất ngờ phát sinh khiến ta phải dành thì giờ cho chúng. Đừng buồn và thất vọng vì chúng ta đã không đạt được kế hoạch đề ra, thay vì đó, linh hoạt điều chỉnh lại kế hoạch để thích ứng với sự thay đổi này. Bản thân mình, cho dù đã làm tất cả 4 điều vừa chia sẻ ở trên, vẫn thường xuyên rơi vào tình trạng không làm được hết mọi việc theo kế hoạch đề ra, nhưng mình coi đó là một phần của cuộc sống và tiếp tục thay đổi để có thể làm tốt hơn vào những ngày tiếp theo.
Các bạn thấy bài viết này thế nào? Có bạn nào có kinh nghiệm nào hiệu quả hơn trong việc quản lý thời gian không, chia sẻ cho mình và các bạn đọc khác với nhé 
.
Hi vọng một số kinh nghiệm nhỏ của mình có thể giúp ích được chút gì đó cho các bạn. Nếu các bạn có câu hỏi nào liên quan đến chủ đề quản lý thời gian, hoặc các chủ đề khác liên quan học tập/làm việc/phát triển bản thân thì để lại ở phần bình luận hoặc tin nhắn cho mình nhé.
- Cách phân loại deep work và shallow work: mình học từ cuốn sách “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” (Cal Newport) ↩︎
- Phương pháp Pomodoro: chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong một khoảng thời gian ngắn (ví dụ: 25 phút), xen giữa các khoảng làm việc ngắn này sẽ thời gian giải lao ngắn (ví dụ: 5 phút) ↩︎
Note: Bài viết này được sản xuất để đăng trên Facebook page Tea with Tâm, nên ngôn ngữ và cách trình bày tương đối đơn giản để phù hợp với xu hướng đọc của khán giả trên nền tảng này. Từ tháng 10/2023, website Tea with Tâm ra đời, với mong muốn mang tới những bài viết chi tiết và có chiều sâu hơn, song song các bài viết ngắn. Rất mong các bạn đón nhận!