Mình có gần 5 năm làm việc trong ngành Nhân sự trước khi rẽ sang con đường nghiên cứu học thuật. Mặc dù rất hài lòng với công việc hiện tại, nhiều lúc mình vẫn hoài niệm về thời gian đi làm trước đây. Đôi lúc mình lại tự hỏi: liệu mình có đang lãng phí những kinh nghiệm tích luỹ được suốt 5 năm làm việc trong ngành Nhân sự không?
Trải qua 2 năm học Tiến sĩ, mình nhận ra rằng rất nhiều kỹ năng học được từ công việc Nhân sự trước đó hoàn toàn có thể áp dụng trong công việc nghiên cứu hiện tại. Không chỉ vậy, nếu sử dụng hiệu quả, chúng có thể trở thành lợi thế của mình khi học Tiến sĩ.
Trong bài viết này, mình muốn chia sẻ với các bạn 5 kỹ năng có được từ thời gian làm Nhân sự mà mình đã sử dụng trong quá trình học Tiến sĩ:
1. Kỹ năng tổ chức cuộc họp
Quá trình đi làm công sở trước đây đã giúp mình hình thành kỹ năng tổ chức một buổi họp hiệu quả, có ích cho cả mình và người tham gia. Như các bạn đã biết, mình làm việc trong mảng Tuyển dụng và Đào tạo. Lúc đó, khoảng 20% khối lượng công việc của mình xoay quanh việc xếp lịch họp với các bên (ví dụ: xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên, lịch học cho nhân viên, lịch họp nhóm/phòng ban v.v…). Bản thân mình cũng thường xuyên phải tham gia nhiều cuộc họp, nên càng hiểu rõ làm sao để những buổi họp hiệu quả, tránh lãng phí thời gian của người tham gia.
Mình đã áp dụng kỹ năng này trong những buổi họp với giáo sư hướng dẫn và đồng nghiệp ở trường. May mắn là giáo sư hướng dẫn để mình hoàn toàn chủ động về việc họp hành, nên mình mạnh dạn thực hiện những gì mình nghĩ là nên làm, rồi dựa vào phản hồi của cô để cải thiện dần dần.
- Thường trước mỗi buổi họp, mình sẽ chủ động lên agenda (nội dung họp) và chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thảo luận.
- Nếu có tài liệu nào cần nhiều thời gian để xem xét, mình sẽ gửi cho cô ít nhất vài ngày trước buổi họp.
- Với những buổi họp có nhiều nội dung, mình sẽ trình bày bằng slide để cô dễ theo dõi.
- Mình cũng chủ động ghi chép nội dung đã trao đổi trong buổi họp và gửi follow-up email sau đó.
Giáo sư của mình rất hài lòng về cách mình triển khai các cuộc họp. Cô còn nhắn các bạn sinh viên Tiến sĩ năm nhất nói chuyện với mình để học hỏi những kinh nghiệm trên.
2. Kỹ năng truyền thông và thiết kế
Hồi làm Tuyển dụng, mình thường phải tự lên kế hoạch truyền thông, và thậm chí tự thiết kế ấn phẩm, cho các vị trí tuyển dụng mình phụ trách. Không ngờ kỹ năng này lại trở thành một lợi thế của mình khi học Tiến sĩ ở Ireland.
Những người làm nghiên cứu khoa học bây giờ cũng cần biết cách truyền thông các dự án nghiên cứu một cách thông minh và hiệu quả, biết đưa nghiên cứu của mình đến gần hơn với công chúng – thay vì chờ công chúng tự tìm đến mình như trước đây.
Ngay từ lúc còn làm Research Assistant (trợ lý nghiên cứu) ở trường Trinity College Dublin (nơi mình học Thạc sĩ), mình đã đề xuất ý tưởng trình bày các kết quả nghiên cứu dưới dạng hình ảnh và biểu đồ sinh động hơn như infographic, và được các thầy cô tin tưởng để mình hiện thực hoá ý tưởng đó với nhiều dự án khác nhau. Mình còn được giao phụ trách việc truyền thông một chuỗi talkshow ở trường. Tất nhiên, cách thức làm việc ở môi trường học thuật (lại còn ở nước ngoài) hơi khác một chút so với công ty trước đây nên mình gặp không ít khó khăn, nhưng đến cuối cùng mình đã hoàn thành tốt dự án đó.
Đến lúc học Tiến sĩ, mình cũng vận dụng được kỹ năng truyền thông trong giai đoạn thu thập dữ liệu. Mình tự lên kế hoạch truyền thông để làm sao thu hút được nhiều người tham gia khảo sát nhất. Mình cũng tự thiết kế các ấn phẩm truyền thông trong dự án nghiên cứu, từ poster, infographic, newsletter đến các bài báo cáo cần hình ảnh minh hoạ.
Giá trị lớn nhất mà kỹ năng này mang lại cho mình trong quá trình học Tiến sĩ là sự chủ động. Thường những việc liên quan đến truyền thông và thiết kế cần có sự liên kết hoặc sự đồng ý từ các bên liên quan trong trường, và quá trình liên hệ/xin ý kiến này có thể mất rất nhiều thời gian. Nhờ những kiến thức cơ bản về truyền thông và thiết kế đã được trang bị trước đó, mình luôn ở vị trí chủ động trong công việc và kiểm soát tốt kế hoạch đã đề ra.
3. Kỹ năng giao tiếp, tương tác với đồng nghiệp
Sau nhiều năm đi làm trong ngành Nhân sự, đặc biệt ở hai mảng việc tiếp xúc với con người mỗi ngày như Tuyển dụng và Đào tạo, mình đã tích luỹ được những kinh nghiệm quý giá trong việc giao tiếp và tương tác với đồng nghiệp.
Môi trường làm việc nào cũng có những sự phức tạp và tính “chính trị” nhất định. Nơi mình đang học cũng không phải ngoại lệ. Không chỉ vậy, môi trường học thuật còn có nhiều điểm khác biệt với môi trường công sở, văn hoá Ireland cũng không hề tương đồng với Việt Nam, nên mình phải mất kha khá thời gian đầu để quan sát và thích nghi.
May mắn là những kinh nghiệm về giao tiếp, tương tác với đồng nghiệp trước đây vẫn áp dụng được trong môi trường hiện tại của mình. Ví dụ như:
- cách bắt đầu một mối quan hệ mới
- cách duy trì mối quan hệ để đôi bên cảm thấy đều có lợi
- cách làm việc với giáo sư hướng dẫn
- cách đối thoại khi cần giúp đỡ
- cách từ chối khéo léo
- cách tự bảo vệ mình trước những tình huống bất lợi
Mình cảm thấy may mắn vì đã được cọ xát một thời gian dài với nghề Nhân sự, một công việc có tiêu chuẩn cao về kỹ năng giao tiếp và tương tác với con người. Mình tin rằng kỹ năng này sẽ hữu dụng không chỉ trong việc học Tiến sĩ mà còn cho tất cả mọi công việc của mình trong tương lai.
4. Quản lý thời gian và hiệu suất làm việc
Hồi còn làm việc trong ngành Nhân sự, mình luôn ở trong một lịch trình vô cùng bận rộn. Gần như ngày nào mình cũng phải ở lại công ty muộn mới hoàn thành xong việc, và chuyện cuối tuần đi chạy sự kiện diễn ra như cơm bữa. Chính vì luôn “ngập ngụa” trong công việc, mình đã tìm hiểu rất nhiều về phong cách làm việc của bản thân, cũng như thử nghiệm đủ loại phương pháp quản lý thời gian và hiệu suất. Ví dụ, mình hiểu rõ:
- Lúc nào đầu óc mình minh mẫn nhất?
- Khi nào năng lượng dễ sụt giảm nhất?
- Không gian nào giúp mình làm việc hiệu quả?
- Dạng công việc nào mình làm nhanh nhất/chậm nhất?
- Điều gì khiến mình dễ stress nhất, v.v…
Đến lúc học Tiến sĩ, mình được toàn quyền quyết định lịch trình công việc của mình. Vì đã hiểu rõ phong cách làm việc của bản thân, mình có căn cứ để phân bổ công việc và sắp xếp thời gian để làm sao đạt được hiệu suất tốt nhất. Nhờ vậy, đến thời điểm hiện tại, mình vẫn đảm bảo đúng tiến độ đề ra và giữ được “lửa” suốt quá trình học.
5. Những kỹ năng đặc thù của nghề Nhân sự
Mình rất bất ngờ khi nhận ra có những kỹ năng tưởng chừng chỉ phục vụ riêng cho công việc Nhân sự trước đây lại “có đất dụng võ” trong việc học Tiến sĩ của mình.
Ví dụ như kỹ năng tính toán, sử dụng các hàm công thức trên Excel. Đây là kỹ năng mình học được nhờ thời gian học về Đào tạo và C&B (Compensation & Benefits – lương thưởng và phúc lợi) trước đây. Giờ cũng có thể áp dụng cho việc phân tích dữ liệu nghiên cứu (data analysis).
Hay, kỹ thuật tìm kiếm ứng viên trong công việc tuyển dụng có thể áp dụng cho cả việc tìm kiếm tài liệu nghiên cứu khoa học.
Cả hai kỹ năng trên đều không nằm trong chương trình đào tạo của Tiến sĩ, nên không phải sinh viên nào cũng biết đến chúng để ứng dụng trong việc học. Mình may mắn đã thực hành những kỹ năng này rất nhiều lần trước đây, nên khi cần có thể sử dụng được luôn. Điều này đã giúp mình đẩy nhanh được tiến độ công việc và tạo ra sự khác biệt với các sinh viên khác ở trường.
Kết
Mình cảm thấy may mắn vì đã có một khoảng thời gian đi làm công sở trước khi học Tiến sĩ. Thời gian này đã giúp mình hình thành những kỹ năng mềm quan trọng không chỉ giúp ích cho việc học Tiến sĩ hiện tại mà còn cho các công việc tương lai.
Những trải nghiệm này càng giúp mình củng cố suy nghĩ rằng: công việc nào cũng có thể mang lại giá trị và giúp ích cho chúng ta trong tương lai. Hi vọng các bạn cũng sẽ tìm thấy được niềm vui và giá trị trong công việc hiện tại của bản thân.
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết này. Đừng quên chia sẻ suy nghĩ ở phần bình luận với mình nhé ♥️